Sistema de la Secretaría Administrativa
Un nuevo sistema que transparenta las tareas en el marco contable

La Secretaría Administrativa de la Facultad de Ciencias Físico Matemáticas y Naturales tiene como objetivo principal desarrollar las tareas de forma eficiente teniendo como premisas el orden y la transparencia.

Es este marco ha desarrollado un sistema que sirve de soporte a diversas actividades desplegadas en el marco contable que impone un ritmo y una forma de trabajo; y que, proporciona además mayor transparencia en los movimientos presupuestarios de la Facultad, debido a que la información es de acceso público.

El sistema utiliza tecnologías basadas en web que, combinados con internet, posibilitan su uso desde cualquier parte del mundo, con sólo disponer de ese servicio y de un navegador web. Si bien actualmente está en uso, el sistema continúa en pleno desarrollo adaptándose a los nuevos requerimientos que demandan los usuarios y a las políticas que surgen en el plano administrativo de la Facultad.

Dado que el personal de la Secretaría Administrativa está seccionado de acuerdo a las tareas que se realizan, y que cada integrante tiene asignada una actividad en particular, fue de vital importancia el desarrollo de este software para facilitar el trabajo en conjunto. El sistema tiene funcionalidades para el manejo de Becas, Caja Chica, Viáticos, Servicios, Compras y Licitaciones, entre otras y provee información detallada del estado presupuestario de los Departamentos de la Facultad, teniendo éstos la posibilidad de acceder a la misma en cualquier instante y con total independencia.

Actualmente, los movimientos de Caja Chica, Compras y Licitaciones, Servicios y Becas se asientan en el sistema desde la Secretaría Administrativa, y en tiempo real esta información está disponible para los diferentes Departamentos de la Facultad.

Por su parte, la gestión de viáticos tiene una política diferente: los Departamentos realizan las solicitudes de viáticos de su personal a través del sistema y la Secretaría Administrativa recibe dichas solicitudes para luego realizar los pagos correspondientes en tiempo y forma de acuerdo a las nuevas políticas establecidas. Dado que el sistema deja en evidencia tanto las fechas de solicitudes como las de pago y rendiciones, permite establecer un circuito de control mutuo entre los Departamentos y la Facultad.

En los próximos días se implantará una metodología similar a la de viáticos para el manejo de los movimientos de Caja Chica, todo bajo el soporte de este software.

Las ventajas del sistema presentan son:

•  Toma de decisiones: Dado que la información que provee siempre está actualizada y es de rápido acceso, contribuye de forma directa a la mejor toma de decisiones.

•  Múltiples usuarios concurrentes: Tiene la capacidad de que puede ser utilizado por múltiples usuarios al mismo tiempo.

•  Inmediatez de acceso: No necesita ser descargado, instalado ni configurado. Simplemente se accede con un nombre de usuario y contraseña. Hay que destacar que existe una cuenta “visitante” para el público en general que permite ver los movimientos y no hacer modificaciones.

•  Información accesible: El sistema permite el acceso a la información desde cualquier computadora que disponga de internet.